区档案事业发展情况报告

区档案事业发展情况报告

尊敬的各位领导、各位专家:

国家局组织本次评估活动,既是对厦门市档案事业发展的全面评估,也是对我区档案事业发展的一次检阅和促进。对此,我们表示诚挚欢迎和衷心感谢,我们也十分企盼各位领导、各位专家对我区档案工作多指导,多提宝贵意见。根据安排,我的汇报如下:

一、集美区情简介

全区土地面积276平方公里,总人口40.42万人(其中:常住人口18万人,外来人口22万人),下辖两个镇(灌口、后溪)四个街道(杏林、杏滨、集美、侨英),22个行政村34个社区居委会,设有台商投资区和文教区两个管委会。

二、我区档案事业发展主要情况

1、区委、区政府关心重视到位,人、财、物有保障,档案事业健康发展。一是领导到位。由区委领导分管档案工作,分管领导经常深入档案局馆、深入基层单位调研,适时作出指导,及时帮助解决档案事业发展难题。为提高我区档案信息化水平,分管领导亲自带领我局馆人员赴浙江省舟山市档案局考察。二是列入总体规划。把档案工作列入区国民经济发展计划。三是人员到位。2003年区档案馆定编在职事业编制4名,区划调整后配备在职6名,其中行政2名,事业4名。同意区档案局馆按照闽委组参[2007]7号文和厦委办[1999]5号文规定参照公务员管理。成立局机关党支部。四是经费到位。区档案事业经常性经费列入一级财政预算,并逐年提高。此外,区财政又先后投入400多万元用于档案馆库房安全设施改造、档案信息化、政府信息公开场所和档案室等建设。

由于领导关心重视到位,人财物全面保障,我区档案工作取得明显成效。区档案局被评为省“四五”档案法制宣传教育先进单位、市2000—2003年度档案工作先进集体。2004年被评定为省二级档案馆,2008年被评定为国家二级综合档案馆。区档案局是区级文明单位。

2、大力加强村居档案规范化建设,全面提高村居档案管理整体水平。以往,我们每次组织对社区档案管理工作进行合格认定时,都会被要求帮助解决档案办公设备问题。如送一台电脑、给一部空调等等。对此,我们认真对待,组织了调研,形成了材料,并及时向分管领导汇报,引起高度重视。2006年5月,区两办转发了我局《关于大力加强全区村居档案工作的实施意见》。提出要全面加强对村居档案工作的领导,建立健全区、镇街、村居三级档案管理网络;要有针对性开展业务培训,尽快提高村居档案工作整体水平;要加强档案基础设施建设,确保村居档案安全有保障;要培养典型,确实提高村居档案管理层次等四项内容。 对村居基层单位,我区本着“多予少取”的精神,打破财政体制常规,区财政立项拔款 54 万元,镇街等额出资配套,对村居档案室硬件进行全面配套。除一个镇拟将其行政村档案集中管理外,其余村居全面完成档案规范硬件和制度建设。每个村居配置电脑、空调、照像机、档案软件、四位一体打印机、扫描仪、移动硬盘、防磁柜、灭火器、档案柜、防盗门、防盗窗或网、防强光窗帘等项。与此同时,结合我区新聘村文书,一律兼任档案员。我们经过认真组织实施和检查验收,全区32个社区居委会档案管理均通过合格认定,2008年成立的两个新社区正在抓紧建设中。农村档案工作整体水平也得到应有提高。由于该项工作同属区政协提案内容,因完成较好,得到区政协通报表扬。该举措得到《中国档案报》等报道,《浅谈新时期经济特区村居档案工作的落实与提高》调研文章在《中国档案》杂志刊发。

运行一段时间后,我们没有沾沾自喜,而是针对存在问题及时召开全区六个镇街分管档案领导和档案员会议,大家查摆不足,分析原因,提出解决办法。按照分级管理原则,进一步明确各镇街是抓好辖区内村居档案工作的主体,区局是要业务指导者,并直接挂勾每个镇街各一个村居,分工局馆人员联系。会上,区委分管常委对我区镇街、村居档案工作提出新要求:一是思想上要再重视。镇街、村居档案是全区档案工作的重要组成部分,要高度重视,要有完整记录镇街、村居真实历史的责任感和使命感。二是工作上要再加强。要充分利用已条件,按照要求抓紧做好档案的收集、整理、归档和编目等工作。三是思路上要再创新。要以镇街为主,创新村居档案工作思路,要抓典型、抓特色,抓出水平。

4、抓机制,抓队伍,以民为本,创新方法,推动档案工作健康有序运行。档案馆是窗口单位,其作风优劣、服务态度直接影响党群、干群关系,直接影响党和政府形象。几年来,我们坚持以民为本,主要抓:一是队伍作风建设。工作纪律是队伍作风建设的重要表现,我局针对工作纪律偶有松懈等问题,实行局馆人员上班使用网上OA办公系统签到。二是改进查档值班制度。从原来以谁接谁查档看似自觉,靠自觉而形成的混乱现象,到每人周值班影响其它工作,再到实行A、B岗值班办法,指派专人即A岗,其他人员即B岗,以A岗为主B岗为辅。三是细化分工,落实责任。我们在做好年度计划基础上,针对年度工作任务、项目内容,用人所长、避其所短,将全年主要工作,如具体项目、立档单位业务指导等分配到具体人员,并把落实情况作为年终考核和外派学习的主要依据。四是移出馆藏民生档案数据,提高工作实效。2007年底,我们办理部分馆藏民生档案数据移交到职能部门,如婚姻档案数据正式移交区婚姻登记机关,由该机关提供利用。我们还及时接收婚姻档案实体及其数据进馆,解决婚姻登记机关库房不足和保管安全问题。这样即减少我局馆直接查档量,又方便群众,节省查档利用社会成本。我馆查档利用数从2007年459人次2595卷,到2008年281人次1728卷,查档人次下降38.8%,效果十分明显。

5、突出抓好档案馆、机关联合档案室建设,提高档案安全管理水平。档案安全工作无小事,是摆在首位的第一重要的工作。我们重点抓档案馆、室安全设施建设。一是主动抓档案馆安全设施改造。我馆投入使用后,由于原设计原因,区档案馆与区机关办公楼一样,采用水喷淋消防系统,未设置监控、报警系统等,安全措施不到位。此事引起政府高度重视,财政立项92万元,改水喷淋消防为自动环保气体消防,改造除湿系统为自动化,建成了监控主自动报警系统,使档案馆安全措施全面到位;二是创造性建设机关联合档案室。我们本着便于档案利用和落实保管安全到位原则,把相对集中办公单位的自管档案,采取“集中管理、分属使用”办法,用建设档案馆标准,先后在集美、杏林两地设置二个机关联合档案室,有效改变多数机关档案室如同“杂物间”或小单位档案存放办公室等安全措施不到位状况。设置了公用档案室和人事专用、城建专用档案室等三个功能室,档案库房可以满足各立档单位自管档案和人事档案保管需要,城建档案存量30年以上。目前,全区有33个(占60%)机关单位和95%以上自管档案实现集中。档案装具设备先进,档案存储、利用方便,档案实体安全措施全面到位。

各位领导、各位专家:以上是我区档案事业发展的一些具体做法,但距档案功能的全面发挥,离党和政府与人民群众的要求还有差距。为此,我们要积极响应区委关于“奋力拼搏在集美,攻坚克难见实效”的号召,采取措施,主动作为。一是要加强全区档案员业务培训,提高工作枝能,发挥区馆、区机关(镇街)、村居档案室平台作用。二是要积极探索对实行“集中管理、分属使用”的机关联合档案室的管理办法,要着眼提高实效,发挥作用。三是要抓紧馆藏档案数据解密划控和目录数据与全文数据挂接工作,争取早日上网实现档案资源社会共享。我们要再接再厉,奋力拼搏,努力实现我区档案工作再上新台阶。